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秘書角色定位及職涯發展 - 談人脈資源整合應用 (中) - 人脈哪裡來?

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人脈哪裡來?

 

è        基礎功-善於利用科技工具,勤於更新資料

“一回生, 二回熟”由簡單的名片建檔管理做起。 使用哪些工具呢? 由名片簿、名片盒、三孔透明內頁夾、Excel、到Organizer 我都使用過。 但是隨著老闆交付的名片數量增加速度己遠遠地超過了我這個一分鐘五十字的打字快手, 為了減少打字時間及增加客戶公關互動的訊息建檔,目前我使用名片王掃描器+Outlook+PDA手機, 讓名片的資料經由匯出功能, 傳送至Outlook做建檔管理,再經由PDA手機的同步功能, 讓連絡薄可以隨處帶著走, 任務一來馬上辦。

 

Outlook具有很強的搜尋功能, 加上我的打字速度快,客戶的電話一來, 在一分鐘內我就可以把對方的正確職稱叫出來,還可以順便問候對方的家人, 或是詢問最近安排的餐會場合是否滿意?  想要有這樣的效率, 平時的基礎功不可少, 我將與對方的公關互動往來、專長、特徵、喜好、秘書和家人,都記錄在outlook的註記欄, 尤其是對方的喜好及專長; 工作中經常遇到能力不足的地方, 若知道哪些人是這方面的專才,就可以去電討教詢問。 2006年的國慶日, 正逢日月潭舉辦煙火活動,附近的一家高檔飯店一房難求, 經由平日與秘書伙伴的接觸,常接獲飯店的活動詢息, 去電詢問某位秘書後, 果然事情就有了轉機, 因為她們公司的總裁是這家飯店的會員, 我不但完成了任務訂到了房間, 也一起享受了七折的優惠房價。

 

此外,對方的身材特徵及飲食喜好, 也是做好訪客接待安排的重要資訊; 例如: 身材200公分 的老外, 在訂房間時就要特別與飯店再確認清楚床型的尺寸大小;若對方為素食者, 或者不吃牛肉、生食等, 菜單的挑選就須多費心了。

 

除了個人的特質基本資料外, 平日在剪報中看到客戶的轉換跑道及在公司的組織變動, 我也會在連絡人的資料做註記及更新;才不會人家都已升官至總經理了, 還稱呼人家副總。 有些擔任秘書工作者, 對產品及產業市場訊息的敏感度不足, 因為多為行政工作, 鮮少與客戶或者對研發設計專業知識有深入的了解。從名片整理開始, 可以了解有哪些客戶, 再從剪報中開始關注客戶的產品及巿場訊息,讓自已更容易進入狀況。

 

每年的年節送禮與賀卡寄送, 除了幫老闆做公關外, 也是再次對客戶的關係分類等級做更新整理,將連絡人資料夾內屬於”A”級的客戶資料匯出至Excel,就可以整理出一份客戶送禮名單。  客戶的名字也因為這樣重覆出現幾次後, 突然接到來電時,您不想叫出他的全名或者職稱都很難!

 

è        曝光率-把握最佳印象時機

有了基礎功, 還要有行動力才能讓人脈關係擴展開來。 不管是參加教育訓練中的共同學習,還是參加活動, 都可以增加與別人互動的機會, 也就是創造曝光率。每年秘書協會所舉辦的秘書週座談會秘書營, 都讓我收穫滿滿; 不但認識跨產業的秘書群, 還能發掘擁有不同專長的人,更可以從協會幹部中的活動籌備規劃中, 學習創新點子。 二天一夜的革命情感使然, 大家回到工作崗位後, 每當工作中遇到困難時, 都能互相支援。

 

與秘書協會的伙伴互動活絡後, 還能受到前輩的提拔與鼓勵, 得到學習擔任講師的機會; 從教材的準備整理中,對自己的工作再加以省思; 從課堂中及課後的互動迴響, 引發了人脈效應, 更激勵了自己主動學習的企圖心。

 

有了基礎功, 加上行動力之後, 如何讓每次的活動出擊都能成功地給對方留下印象, 並且特別記得您呢?  穿著Parada的惡魔這部電影中, 有一段情節是身為助理的, 在老闆參加隔天的一場宴會前,埋首於即將出席貴賓的基本資料卷宗中, 一一地熟記對方的長相及背景資料, 以利提醒老闆在宴會中對著迎面而來的賓客叫出名字, 並與對方問候寒暄。 一樣的, 活動前我會再次查尋outlook中參加伙伴的建檔資料, 並準備好名片後才出門。 活動後在24小時內,把握最佳印象時機, 主動發一封活動記錄或者分享給予參加的伙伴及新交換名片的朋友。

 

è        找貴人-做中學,認識專家顧問群

從幫老闆籌備一場Party中, 認識了活動企劃、專業的表演者、攝影師、酒商、餐廳的主管;活動前貴賓的邀請及活動後的感謝函, 讓我對於老闆的醫生朋友、企業界老闆等人脈圏有更深入的接觸。 

 

藉由海外行程的安排, 有機會認識國外客戶或友人的秘書; 並且在必要時刻, 提供了相關旅遊資訊與支援,讓我不必出國也能成為旅遊專家。

 

曾經代表老闆去參加高爾夫球隊的聚餐活動, 裡面的成員多為男性的企業老闆, 只有兩位女性秘書是負責球隊活動的聯絡安排與每場球賽計分。在我看來, 計分的事情是那麼的枯燥乏味, 且時間太冗長; 可是深入談話後才發現, 原來每次和球隊去各家球場打球時, 她都會主動做出一份評估表,例如: 哪家早餐最好吃、桿娣服務好、費用合理…..等, 儼然成為球場設施評鑑專家。今年二月起, 這位用心的秘書被挖角去擔任球隊中某位總裁的秘書, 可見用心及主動學習就是為自己創造機會的開始。

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會講師 羅莉)