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2006 TPSAA 秘書週主題:「創新卓越」- 秘書行政人員如何在組織中創造卓越的價值

文:資料提供者:游美未小姐 TPSAA第32屆監事 | 圖:
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一如往年,美國國際行政專員協會IAAP(原名為「美國國際秘書協會」)宣布了2006年的年度主題 - "Creating Excellence"。在台灣一向最為活躍,引領秘書行政發展方向的專業團體 - 台北市專業秘書暨行政人員協會,因此將「創新卓越」訂為2006年的年度主題;今年慶祝秘書日4月26日以及秘書週4月23-29日的各項活動,將陸續展開,並且因應創新的主題,會有不同於過去31年的策劃執行;似乎在向社會宣示,秘書行政的形象和做法也將隨時代變化的腳步,開啟一頁新的歷史。

IAAP新任理事長Kay E. Enlow為年度主題下了一個簡短而明確的註解: Creating Excellence - Creating Value,也就是鼓勵秘書行政人員創造卓越的價值。秘書的工作常需隨著產業與主管的不同需求,在角色定位上做不同的調整,在今天組織變革不斷的生態中,秘書在職場上更被賦與兩項重要的角色任務,那就是「資訊的整合者」和「組織溝通者」(Communication Hubs and Office Organizers)。在此演變中,秘書在組織中管理的角色已然浮現,而且重要性漸漸與其原有的行政功能拉近。Intel前總裁葛洛夫Andrew Grove曾經做的預言"電腦發明後,秘書工作將於2002年消失"的魔咒,終於可以解除。隨著秘書從業人員積極轉型為行政專員,肩負辦公室管理、人事、訓練、公關等等功能,秘書行政人員將更進一步創造其在職場的價值,在工作上有能力擔任溝通協調、談判、解決問題、專案管理職責。IAAP去年曾做過的問卷調查顯示,行政專員因為對組織貢獻度的提高,其薪資幅度也相對提高了,也可以說,秘書行政人員的"價值"提昇了。

要增加對組織的貢獻度,秘書行政人員可以經由兩個方向來培養多職能,一個是瞭解組織的需求,另一個是進修。針對此兩個方向,我們如何掌握學習和努力的方向與管道,將時間與資源做最佳的投資與運用呢?首先,要瞭解組織的需求,尋找或確立自己在組織中可以發揮功能的空間或機會,以下做法提供參考:


1.  清楚主管和組織的年度目標:秘書有機會接觸瞭解與年度預算、年度目標、策略方向、重點發展專案等,檢視一下自己目前的工作在未來將需配合的調整,預作準備;從基本的檔案管理、溝通方式與工具,一直到擔任專案管理成員,都要儲備相關的工作技能。

2.  厚植人脈和資訊網絡實力:有能力提供自己和同仁工作上所需的資源和資訊,在關鍵時刻可以即時運用來協助問題的解決。例如加入「台北市專業秘書暨行政人員協會」,與各行業的秘書行政專員交流,就是最好的管道之一。

3.  熟習與秘書行政專業以及所工作的產業相關的資訊:與自己的主管和同仁保持同步成長,對各項業務都有相當程度的敏感度與瞭解,自然可以提昇自己在組織的價值、能見度和形象地位。

4.  主動參與工作:自願參與工作或專案,積極爭取貢獻的機會,做得多,接觸的人就多;願意學的多,就比較會被視為是組織中的可用之人,是有價值的資產。

5.  培養「我可以」的心態:試著去接受不一樣工作任務的挑戰,用創新的方法解決問題。務必樂在工作,樂在學習;自我成長,同時也提昇專業。

6.  不看輕自己:切勿低估自己的潛力,勇敢去做對組織有價值的事,並記得將努力的成果做紀錄,以利在年度考核時,強調自己對組織的貢獻度,以及可以得到更佳薪資報酬的理由。

至於進修的管道,則是相當多元化,公司內訓、社區大學、利用公餘和假日求取學位、參加訓練研習課程、考專業證照、遠距學習、自修等等,只要有心學習,都可以找到可行的教育機構和工具。期許所有秘書行政人員,愛你所選 - 看重你所選擇的工作,因為今日的經營管理者已經漸漸重視行政工作的功能,並肯定秘書行政專業對組織的貢獻。邁開腳步創新卓越,在組織中創造可供衡量的卓越價值。 「一個人生活的態度決定他人生的高度。如果你真的是一匹千里馬,就不要消極地等待伯樂的賞識。」秘書行政人員在組織地位的提昇與薪酬待遇,有賴職場的從業人員共同去爭取屬於我們的勝利。