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2005 TPSAA 秘書週主題:「創新行政專業 提升職涯發展」

文:資料提供者:游美未小姐 TPSAA第31屆監事 | 圖:
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美國國際行政專員協會IAAP已經訂出今年的年度主題為 ”Innovation Advances Administrative Professionals”台北市專業秘書暨行政人員協會因此將「創新行政專業 提升職涯發展」訂為年的年度主題;05年慶祝秘書日4月20日以及年度各項課程和活動,也都將根據此主軸設計展開。

在各晶元製造商以及生化廠積極致力於產品研發以超前競爭者之際,「創新」與「速度」無疑的是保持競爭力的關鍵。各行各業都在因應市場趨勢快速調整,傳統產業的轉型,電腦資訊業產品功能的日新月異,物流業的通路革命,帶給人們的不祇是生活的改變,還有工作方法、思維邏輯和價值觀的改變。一向以組織大機器中的小螺絲釘自謙的秘書行政人員,近年來往往被列入職場五大或十大「最容易遭受淘汰」的邊緣工作者之一。在忿忿難平之餘,更應該延續去年努力養成自己成為全球化風潮下的「卓越使者」(Ambassadors of the Excellence)。面對職場嚴苛的挑戰,以及年齡和價值觀不斷在變動的主管和團隊伙伴們,勢必要在行政工作做法上以及溝通技巧上,都要去進行或大或小規模的改變和創新,將各項秘書行政的專業技能做一番革新,精進核心競爭職能,活絡組織溝通和效能,進而提升秘書行政人員在職場的角色地位,保持不可取代的競爭優勢。

有別於產品的創新著重於利潤的創造,行政工作的創新其實是有更寬廣的揮灑空間的,行政專業可以有那些創新的做法呢?我想借用知名服裝設計師Jean Paul Gaultier對「如何創新」的說法 – 沒有什麼應該做的,什麼不應該做的。也就是說在組織層級的界線日漸模糊的今日,只要確保對組織能產生貢獻,工作的方法可以天馬行空,主張個人風格設計。舉個簡單的例子,自己手上獲取的一些有好康的資訊 – 好吃的、好看的、好用的、好玩的,是否您會主動過濾資訊做系統化整理,掌握時效傳遞與相關同事分享,讓同事因資訊的分享可以在工作上發揮更大的效能?對於主管需要秘書隨時提醒打個電話、找個人談話、準備講稿或簡報、甚至按時吃營養品或藥品…等零碎事情,如何充分協助而無所怠忽?都有賴創新的做法來完成。讓我們從秘書行政的各項工作來談一談:

1.  資訊與檔案管理 –

電腦檔案與實體檔案系統的整合,無紙張檔案管理的設計與推動,配合流程合理化與表單電子化的基礎工程,都需要秘書行政人員與電腦IT人員緊密的討論與配合。新竹園區一位天才秘書自創一套所謂「流水號建電腦檔案」,以流水號建立單一系統來整理日常所有的文書檔案,不做分類,但是充分發揮e化的資訊檔案管理做法,甚獲好評。

2.  電話與訪客接待 -

制定標準化的電話問候語、轉接與過濾電話的標準作業流程(SOP)、經常性業務查詢的回覆處理、客戶抱怨處理、一般與重要訪客接待流程…等相關之禮儀規範。

3.  會議管理 -

e化時代的會議次數顯然持續增加,會議舉辦的型態也多樣化,需要專業的人員協調會議前中後的各項工作,也需要有人為整個公司所有會議做整合與管理,例如:會議通知的發放方式與確保相關與會人士的出席,溝通之管道與時機的判斷,會議時間、人員與場地衝突時的協調解決,訂定合理的會議議程,會議記錄的撰寫方式與跟催,視訊會議(Video Conference)與電話會議(Teleconference)資料傳輸與器材的準備 …..等等。

4.  主管與訪客的行程管理 –

e化的國內外出差與訪客拜訪行程安排,讓相關人員可以隨時在內部網路或手機等電信管道搜尋到更新的資訊,出國資料及訪客資料的準備、行程的流程控管和費用報銷。

5.  組織溝通 -

何事由誰在何時何地以何種溝通方法與工具(5W1H)來做好組織內訊息的傳遞工作,在講究快速與虛擬網路連結的情境中,「多一顆心」的行政溝通,絕對能串連組織內成員的向心力,增加團隊合作與組織效能。電子郵件的書寫技巧與網路禮儀,更會直接影響組織溝通的效能,塑造組織對外的形象。

6.  時間管理 -

「同時做很多件事」在現在的工作步調中,已經成為可能;但是,如何用智慧與經驗判斷事情輕重緩急,決定優先順序,是面對時間壓力仍能成功的不二法門。而舉辦娛樂活動與培養人文素養,協助同仁紓解壓力,也是新的職場課題,秘書行政人員可以透過訓練、讀書會、員工諮商等方式來協助管理者進行軟性或另類的溝通。

7.  創新的角色 -

很多秘書朋友們在角色的轉變中,已經附加了以下的新職銜/抬頭:內部網站站主、公司網站維護負責人、內部訓練企畫及評估負責人、跨部門專案負責人、新進人員訓練的簡報者或引導者、福委會總幹事、尾牙/春酒節目主持人、產品發表會主持人、社團發起人;因應這些新角色在工作技能的需求,秘書和行政專員必須修習電腦軟體及網頁設計、問題的分析與解決、談判技巧、企畫書的撰寫、專案管理、簡報技巧、預算編列與績效評估、社團管理、大型節目主持技巧 ….等,儼然已經成為能文能武的專業經理人。

簡單來說,所謂「創新」,就是強調使用新科技工具、合理化流程、承擔更重的責任、不斷學習與使用新的訓練方法等的重要性。在有限的資源下,在工作量不減反增的趨勢下,面對工作改變和新的挑戰而仍能保持正面積極的態度,必能造就自己成為組織中不可缺少的員工。組織變革與產品創新,通常是為了破壞競爭者或打敗競爭者;但是,秘書行政專業的一些創新的工作做法,有賴所有秘書行政從業人員提出創意的點子,並且樂於與大家一起研討交流,藉由行政工作方法的創新以及思維的變革,運用在日常工作上,來提昇秘書行政專業在職場的價值與地位,再造職場競爭力,秘書與行政工作者才不會輕易被邊緣化或遭淘汰。