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2005 TPSAA 秘書工作現況調查與分析

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秘書週前夕,協會受邀與1111人力銀行合作,針對秘書行政工作人員作調查,並選在秘書日公佈調查結果。在此感謝協助填寫問卷的秘書朋友們,因為有了大家的參與,調查得以順利完成。

本次調查的內容分為兩部分,一是「秘書篇」是秘書行政人員(包含秘書、行政人員、助理人員)對秘書工作的想法,一是「上班族篇」是其他的上班族對秘書工作的看法。調查結果如後附,包含主題重點如下,本人就個人擔任秘書十多年經驗以及對此專業市場的了解,針對幾個現象略作分析說明,希望可以提供秘書行政從業人員以及人力資源管理者一些未來規劃的參考:

1. 五成五秘書喜歡秘書工作,但七成準備轉職

2. 秘書平均年資3.75年,平均薪資NT$30,685.49

3. 最討厭的主管:心胸狹窄,朝令夕改,言行不一致

4. 成為專業秘書的必備條件:溝通協調能力、高EQ與耐心

5. 秘書平日的工作

6. 秘書最應避免的錯誤有哪些

7. 什麼星座最適合秘書工作

8. 若您是主管,請問您偏好用哪一類型的秘書?

1. 五成五秘書喜歡秘書工作,但七成準備轉職

有高達五成五的秘書朋友喜歡目前的職務,原因除了工作的內容與自己的興趣相符之外,也因為這個工作可以認識許多人脈,了解公司重要決策,藉由站在「巨人」的肩膀上看的更多,學得更快。

國外有許多秘書是在秘書職位上做到退休的,但本次調查結果卻有高達七成的秘書朋友準備轉職,原因可能為待遇、升遷、升學、環境、成就感、生涯規劃等等個人因素而想離開秘書工作;另一方面,也有可能因市場供需等如下原因: (1)業者喜歡任用30歲以下之年輕秘書,成本低 (2) 擔任秘書之要求條件不高,新鮮人容易由此進入職場,許多人將秘書職當作工作之跳板 (3)秘書之生涯規劃路徑不容易達到名利雙收,成就感低,需轉向其他領域發展  (4)參與此調查之秘書年資多在5年之內,較少資深秘書參與本項調查。

2. 秘書平均年資3.75年,平均薪資NT$30,685.49

雖然有55.62%的受訪秘書表示喜歡目前的秘書工作,但是有高達69.82%的人表示考慮轉職。受訪者的秘書年資在二年以下高達50.0%,年資2-4年的有20.7%,超過十年年資的秘書只佔5.79%。

對照受訪者對薪資的滿意程度,46.32%表示普通,感到不滿意及非常不滿意的有33.86%,雖九成的受訪者的學歷在大專以上,但薪資在NT$25,000-以下就佔33.87%,原因可能因為秘書或行政人員的供給大於需求,許多人想從事秘書及行政人員等工作,但職缺有限,因此薪資水準無法提高;另外,秘書及行政人員流動速率增加是近年產生的現象,滾石不生苔,薪資的累積也相形困難。

3. 最討厭的主管:心胸狹窄,朝令夕改,言行不一致

秘書最主要的工作是輔佐主管完成各項任務。但是問到秘書最討厭什麼樣的主管,由研究統計結果,得到上述排名。其實,並非表示主管都是心胸狹窄或朝令夕改的人,而是秘書在每日繁雜的工作中,喜歡得到明確的指示及授權,以免花費時間與精力作不必要的工作。

在此特別提醒各位秘書朋友,若想得到主管的充分授權與信任,除了要有專業的技能與知識,更重要的是您必須具備有足以讓人信賴的人格特質,而且您必須與主管培養良好的默契;人格特質與默契,除了天性以外,非常需要長時間的經營。

另外,由於主管必須對所作所為,承擔最後的責任,且因主管日理萬機,思考層面不同,故很有可能在最後一秒推翻先前的決定,秘書朋友的責任就是盡力配合。

4. 成為專業秘書的必備條件:溝通協調能力、高EQ與耐心

秘書朋友公認溝通協調能力(80.88%)、高EQ與耐心(78.25%),是秘書必備的條件,而責任感(51.93%),解決問題的能力(56.32%),也是被認為應具備的條件,足見秘書經常巧伴公司的溝通高手,且須面對許多問題及壓力,必須要高EQ且有責任感的人才能適任,因此,秘書工作並非人人都可以適任;所幸,這樣的能力也可以經由訓練及學習而改進。

一般也認為,認為曾任秘書一職,圓融人際溝通能力(55.96%),得體的應對進退能力(53.51%) 優異的行政能力(47.54%),對轉職會有加分效果。

5. 秘書平日的工作

文件檔案管理仍是本次受訪秘書最主要的工作內容,佔了73.68%,主管行程安排確認42.98%,資料搜尋41.75%,會議安排及紀錄40.7%;由此可見,現今秘書的主要工作內容仍與傳統的秘書相同,只是使用的工具不同。但是由受訪對象的資歷約莫在四年以下,年紀也多在25歲以下,大多初入社會,因此基礎的行政工作會佔很大的比例。

據本次統計,工作繁雜瑣碎是秘書認為最辛苦的地方(60.0%),而工作的內容和責任不易界定,則是另一項秘書認為頭疼的問題(50.18%)。

事實上,為協助主管,秘書經常處理跨部門的工作,因此更需要主管明確的授權,以免被指為「代替上司發號司令、假傳聖旨」。至於一般上班族所認為的秘書工作量大、工時長、得隨時準備應戰,秘書朋友反似甘之如飴。

6. 秘書最應避免的錯誤有哪些

不論是秘書朋友和一般上班族皆認為,「洩漏機密」,以及「代替上司發號司令假傳聖旨」,是最應避免的錯誤。

秘書真的會知道很多機密嗎? 會的! 秘書會經手許多資料,包括機密資料,因此很多好事者會來打探消息,秘書必須具備這方面的敏感度,並謹守秘書工作的職責,保守秘密,以免鑄成大錯。

另外,代替上司發號司令假傳聖旨是大家所痛惡的,秘書朋友必須清楚自己的職權範圍,小心勿濫用權力。

秘書朋友認為,第三項應該避免的錯誤為「資訊檔案管理紊亂」,可見龐大的資訊整理是秘書共同的困擾。因為,秘書每日經手的資訊流量大,而且資訊收集也是秘書重要的工作項目,良好的檔案管理及知識管理是一項非常重要的技能,而且秘書必須同時配合上時間管理,才能讓工作得心應手;經常有人戲稱秘書必須像八爪章魚才能同時應付大量瑣碎的工作,並滿足各方的需求。

7. 什麼星座最適合秘書工作

根據統計,不論是秘書朋友和一般上班族皆認為,處女座是最是合作秘書工作的星座,因為秘書的工作需要細心及耐心。

但是,根據受訪秘書朋友的基本資料分析,12的星座的秘書人數比例相當平均,大約皆在8%上下,反倒是熱情有勁的射手座勇奪冠軍9.65%,個性兩極的雙子座則敬陪末座為5.96%。

其實,秘書的選任標準,通常是配合主管及公司的需求,因主管的個性不同,工作的內容不同,行業不同,就需要不同類型的秘書相佐;開朗、積極又快節奏的射手座,因能配合主管快速的腳步,所以為數眾多,而處女座吹毛求疵的個性,在追求時效的場合中,不見得有加分效果。

8. 若您是主管,請問您偏好用哪一類型的秘書?

這項調查是只對一般上班族所作的調查,其中,聰明機伶24.67%奪冠,心思縝密23.42%次之。

很高興秘書終於擺脫花瓶的角色,但是很可惜,需要資深專業型秘書的僅佔6.72%,顯見一般人對專業秘書的認知不足。

事實上,前述秘書所必須具備的條件中,溝通協調能力、高EQ與耐心等等,皆可由專業訓練改進,知識管理及時間管理也是秘書非常重要的功課,而所謂專業秘書的「專業」並非只限定在語文能力以及電腦操作技巧等,圓融的溝通協調能力、高EQ與耐心、得體的應對進退、解決問題的能力等,通常也是資深秘書最具優勢之處。

結語:
依據上述的分析及說明,相信大家可以對秘書及行政人員的工作現況有個初步的了解。

在此,期許各位秘書及行政人員朋友們,或者有志成為專業秘書及行政專員的朋友:
永遠保持須謙和有禮的態度及開放的心胸;
雖然工作瑣碎,務請勇於承擔,並謹慎應對;
雖然責任重大,請別忙著推拒,這可能是您成功的契機,也是您存在的價值;
解決問題才是您要努力的方向,抱怨是沒有用的!
而且,請記得隨時砥礪自己,百尺竿頭,更進一步,永遠不放棄學習!

我們將以您為榮。

資料提供者:陳芬珊小姐 TPSAA第31屆理事長



附件─ 1111秘書辛苦指數問卷調查

研究方法

網路問卷

研究單位

1111人力銀行

研究時間

94年4月11日-94年4月26日

有效樣本

1140份

信心水準:95%

誤差值:2.9%


秘 書 篇─受訪者基本資料

1. 性別:男性佔6.49% ,女性佔93.51%
2. 教育程度:

高中職

專科

大學

研究所以上

10.88%

30.35%

51.75%

7.02%

將近90%以上的秘書人員教育程度在大專以上。

3. 年齡:41歲以上5.44%,36-40歲6.67%,31-35歲18.60%,26-30歲35.09%,21-25歲33.16%,16-20歲1.05%。 4. 星座:

雙魚 9.65%,牡羊7.89%,金牛8.6%,雙子5.96%,巨蟹8.42%,獅子7.89%,處女8.25%,天秤8.77%,天蠍8.95%,射手9.65%,魔羯8.77%,水瓶7.19%

問  卷1. 請問您目前是否喜歡秘書這份職務 (單選)

非常不喜歡

不喜歡

普通

喜歡

非常喜歡

1.4%

8.25%

34.74%

46.32%

9.3%


2. 請問您的秘書年資 (單選)

1年以內

1-2年

2-4年

4-6年

6-8年

8-10年

10-20年

20年以上

平均年資

27.37%

21.75%

20.70%

12.46%

5.96%

5.96%

4.91%

0.88%

3.57年


3. 請問您在何種企業擔任秘書工作(單選)

公家機關

外商公司

大型企業

中小企業

個人工作室

其他

5.79%

9.65%

22.11%

50.88%

5.09%

6.49%


4. 請問您滿意目前的待遇以及福利制度嗎(單選)

非常不滿意

不滿意

普通

滿意

非常滿意

6.67%

27.19%

46.32%

17.89%

1.93%


5. 請問您目前的薪資(不含紅利獎金)待遇為何(單選)

20000以下

20001- 25000

25001- 30000

30001- 35000

35001- 40000

40001- 45000

45001- 50000

50001- 55000

55001- 60000

60000以上

11.76

22.11

23.86

16.67

9.12

5.79

3.51

2.11

1.4

3.68

平均薪資 30685.79

6. 請問您認為身為一位專業的秘書,必須具備下列何種特質和能力(複選至多五項)

(1) 溝通協調能力80.88% (2) 高EQ與耐心78.25% (3) 解決問題能力51.93% (4)具責任感51.93 (5) 公關能力佳38.07%

7. 請問您平日主要的工作內容為何(複選至多五項)

(1) 文件與檔案管理 73.68% (2)主管行程安排確認 42.98% (3) 資料搜尋41.75% (4) 會議安排及紀錄 40.70% (5)接待客戶39.65%

8. 請問您現在考慮轉職嗎

(1) 沒有30.18%  (2) 有69.82% 

9. 請問您認為曾任秘書一職,若轉職會有那些加分 (複選至多三項)

(1) 圓融人際溝通能力55.96% (2)得體的應對進退能力53.51% (3) 優異的行政能力47.54%

10. 若您要離開秘書工作轉換跑道,請問您會選擇何種職務內容(單選)
(1) 辦公室管理24.04% (2) 人力資源 22.28% (3) 自行創業 11.23%

11. 您認為擔任秘書一職,最應避免的錯誤有那些? (複選至多三項)
(1) 洩漏公司機密58.77% (2) 代替上司發號司令,假傳聖旨49.47% (3)資訊檔案管理紊亂41.23%

12. 請問您覺得從事秘書工作,最辛苦的地方是? (複選至多三項)
(1) 工作繁雜瑣碎 60% (2) 工作內容和責任不易界定 50.18% (3)缺乏升遷管道40.88%

13. 請問您最討厭育道什麼類型的主管? (複選至多三項)

(1) 多疑心胸狹窄57.54% (2) 朝令夕改 56.49% (3) 言行不一致 43.51%

14. 請問您覺得什麼星座的人適合從事秘書性質的工作?
(1) 處女座 45.79% (2) 金牛座30.35% (3) 魔羯座 26.49%


上班族篇

研究方法

網路問卷

研究單位

1111人力銀行

研究時間

94年4月11日-94年4月26日

有效樣本

1042份

信心水準:95%

誤差值:2.9%


1. 請問您認為為一位專業的秘書,必須具備下列何種特質和能力(複選至多五項)

(1) 溝通協調能力74.47%  (2) 高EQ與耐心69.29% (3) 具責任感51.63%  (4)形象好懂禮儀47.41% (5) 解決問題能力46.07%

2. 請問您覺得平日秘書主要的工作內容為何(複選至多五項)

(1) 會議安排及紀錄75.82% (2) 接待客戶50.48% (3) 文件與檔案管理資料搜尋48.37% (4) 組織溝通32.63% (5)資料搜尋31.29%

3. 請問您對公司內秘書的工作能力表現給予多少評價? (單選)

非常不滿意

(29分以下)

不滿意

(30-59分)

普通

(60-60分)

滿意

(70-89分)

非常滿意

(90-100分)

3.36%

5.18%

36.18%

45.49%

9.79%

平均分數:72.08%

4. 若是您是主管,請問您偏好用那一類型的秘書(單選)

聰明機靈

心思慎密

大方得體

溫柔婉約

聰明幹練

資深專業

美麗動人

其他

24.76%

23.42%

18.23%

10.75%

9.98%

6.72%

4.99%

1.15%


5. 請問您認為曾任秘書一職,若轉職會有那些加分 (複選至多三項)

(1)圓融人際溝通能力62.19% (2)得體的應對進退能力59.88% (3) 優異的行政能力39.73%

6. 您認為擔任秘書一職,最應避免的錯誤有那些? (複選至多三項)

(1) 代替上司發號司令,假傳聖旨59.5%  (2) 洩漏公司機密49.71%  (3)忘記行程36.47%

7. 請問您覺得從事秘書工作,最辛苦的地方是? (複選至多三項)

(1)工作繁雜瑣碎62.38% (2) 工作量大,工時長,得隨時應戰47.98% (3) 工作內容和責任不易界定44.34 %

8. 請問您覺得什麼星座的人適合從事秘書性質的工作?

(1)處女座 39.73% (2) 天秤座29.56% (3) 巨蟹座24.18%

 


感謝所有提供 information 的秘書行政朋友,謝謝!