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2007 TPSAA 聲音是有表情的

文:資料提供者: 台北市專業秘書暨行政人員協會講師 蘇珊琉 | 圖:20070628
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用故事說道理~ 聲音是有表情的

 

故事一:

Sara的公司中午用餐時間是12:00-1:00,Sara並沒有睡午覺的習慣,所以通常用完餐之後,就會回到辦公室繼續工作。 有一天,Sara午餐後工作了一陣子,需要打電話詢問一個資料,於是就拿起電話來開始撥號。電話鈴響了一會兒,電話機的另一端才傳來一句睡眼惺忪的聲音:「喂---!」

 

Sara: 「您好,我是台台科技,敝姓劉,請問陳主任在嗎?」

對方,很不耐煩的口氣:「現在是休息時間」

Sara看看時鐘,1:25pm,很不好意思的說:「真是抱歉,打擾您午休時間,因為我們公司1:00就上班了,所以,我沒有注意到時間。」

對方,很不削的語氣:「對啊!你們賺的錢比較多,當然要比較早開始工作啊!」

 

故事二:

Sara 12:00撥了一通電話到某公司。電話鈴響了一會兒,才有人接聽。

Sara: 「您好,我是台台科技,敝姓劉,請問王秘書在嗎?」

對方:「她不在,應該是用餐去了。」

Sara說:「哦!那麼方不方便請您替我留言給她?」

對方:「對不起,不方便耶,我也要去用餐了。」

Sara說:「哦!那麼請問你們下午幾點開始上班?屆時我再打來。」

對方:「我們下午一點開始上班,不過請你1:30再打來。」

 

 

**** 聽聽別人的故事,避免自己的事故 ******

 

電話是人與人聯絡中,使用最頻繁也最普遍的方式。雖然電話兩端唯一連繫的管道只是一條電話線,看不到對方的裝扮、姿勢、表情或動作。但是「聲音是有表情的」,透過聲音,可以傳遞喜怒哀樂,有時亦可得知對方目前的姿勢或正在進行的動作。

 

接打電話時,不可不慎啊!我相信大家都知道電話禮儀的重要性,但是「知道」並不代表「做到」。請把每一通電話,都當成是對方這輩子第一次打電話到貴公司或貴單位,你給他的印象就是他對公司的印象。

 

建立與維護公司形象是每位同仁的責任。當電話鈴響起時,先將個人情緒放在一旁,讓我們用戰戰兢兢的心情與親切熱情的聲音應對每一通電話吧。

 

有一個小撇步可以讓對方稍微留意自己的電話禮儀,那就是先知道對方的身份。例如:

Sara:「您好,我是台台科技,敝姓劉,請問您貴姓?」

對方:「我姓方。」

Sara:「方小姐,您好。請問陳主任在嗎?」