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2007 TPSAA 初任秘書,職場發亮密碼

文:資料提供者: 台北市專業秘書暨行政人員協會第33屆副會長 楊逸如 | 圖:20070621
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秘書訓約:早到晚走,口風緊,恪盡職責

  「伯伯早安!」、「阿姨早安!」每天早晨一進辦公室,總是可以聽到小如親切的問候聲。

  這是她的第一份工作。當時正值大學生的她,以工讀身分進入台灣某大連鎖企業集團服務,因為表現良好,在工作上總是盡力完成主管交辦事項,因此破天荒的轉任為正職人員,工作地點也從原本的3樓直昇至20樓,晉升為總經理秘書。

  由於小如生平第一次接觸到高階主管層級,每天都戰戰兢兢的遵守媽媽的訓約:「早到晚走,口風緊。」所以每天都提早半小時到公司,先見到面的也都是警衛伯伯和清潔阿姨,同辦公室的前輩幾乎都還未辦公室,小如就會趁這時候將辦公室裡的公共區域清潔一遍、夾報,再泡上一大壺養生茶放在總經理辦公室、並打開總經理及她自己的電腦,準備前一天公司各體系所有門市的營業額資料,以利今天各部門的高層會議。

 

態度積極 就有機會跨領域工作

       鏡頭一轉,現場是南台灣鹿港小鎮。「對面的肖年阿嬤,水水ㄟ媽媽,看過來、看過來,今天媚買菜,直接來呷買Pizza就好啦!!」這一聽就知道這是生手小如,正操著不輪轉的台語、手拿大聲公、頂著火紅太陽,站在路旁熱情的與鎮民們打招呼。

       平日是秘書身分的她,偶爾利用假日時間跟著行銷部門,為新門市的開幕下鄉支援人力。比起每天在辦公室裡看著營業報表,這種純勞力的工作,其實也滿富挑戰性。尤其第一天開幕,若再加上促銷活動,店裡上上下下更是忙翻天,在這種環境,除了可以學習店裡的事務外,也很容易與基層同仁打成一片,甚至可以聽聽店長們的經營秘笈。像開幕當天,除了要想盡辦法拉客之外,還要避免因為太多客人在店內、而產生客訴的現象,所以聰明店長們就想出了玩彈珠遊戲,以紓解人潮。除了熟悉外場工作外,在離峰時刻,小如也抓緊機會跟著店長學習內場製作料理的流程,以便晚上人手不足時可派上用場。

       由於小如每次都犧牲自己的假日時間,來學習公司內部不同產業的工作流程,積極又敬業的態度,讓她博得老闆的信任,不但擁有每週五的實習機會外,更開啟了小如跨部門的專案工作,累積不同的工作經驗。

 

深耕人脈 工作起來更得心應手

    「這一篇西班牙跨國公司的報導翻譯一下,我明天就要!」Oh~My God!小如在心中暗自哀嚎著。時間已經下午5點多了,總經理突然從辦公室裡丟出這項工作,叫小如翻譯一篇長達20張以上的專業英文文章,而且是明天上午就要交,這對畢業後已把英文還給老師的小如而言,實在是一大考驗,尤其只有一整晚的時間。

        這下該怎麼辦呢?好在小如平常就有打好人際關係,搭乘電梯時,總會跟不同部門的同仁打招呼、關心對方近況,在一來一往間,小如知道貿易部門的Joanne、Peggy、Sunny等人的英文能力非常好,因此請他們下班後幫忙,大家分工合作的將文章拆成4部分,最後寄到小如家中連夜彙整,隔天一早就可以將翻譯好的文件,好整以暇地放在老闆桌上,好人緣的小如就這樣將任務完成了。

        萬事起頭難,但從事秘書一職,只要謹記3點要訣:「微笑多一點、嘴巴甜一點、腰身軟一點。」相信即使是初任秘書人員,也會有出頭天的機會。