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2007 TPSAA 難道我就這樣過一輩子?

文:資料提供者: 台北市專業秘書暨行政人員協會 陳芬珊小姐 | 圖:20070714
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        小美是個年資不到三年的小祕書,平時幫老闆打字、整理檔案、安排約會、收集資訊、接待外賓,有時要幫會議人員準備茶水點心,幫大家買便當,老闆雖待小美如女兒,但不論大小小事經常會都會對小美碎碎念,常讓小美覺得心煩,小美有時還得充當老闆小孩的家庭教師及臨時保母。有一天,老闆對她說:「我看你最厲害的就是替客人買禮物而已!」這句話不知是褒是貶,小美眼眶一紅,心想:「我到底在做什麼呀?難道我就要這樣做牛做馬過一輩子嗎?」


    秘書的職稱看起來光鮮亮麗,但似乎老是在做微不足道的工作,瑣碎又繁雜,抗壓力不足的人,還真撐不了多久,所以,多數秘書都曾考慮過---是否要這樣過一輩子?


    但是,根據秘書協會民國95年4月份的統計中,只有兩成的現職秘書打算在五年內轉職,統計中還顯示,大部分的秘書絕大部分的時間仍是在處理文件繕打,檔案管理,以及一般行政庶務,這些工作看起來是那麼平淡無奇,究竟是什麼因素,讓大部分的秘書仍對此工作樂此不疲?


    首先,個性是否適合成為秘書,是一個很重要的因素。一般人認為秘書最重要的性格是工作細心,但若僅有細心一項特質,必定無法成為優秀的秘書。秘書還需要有樂於助人的性格,而且在助人的同時,不會急著把功勞及光環往自己身上套,也不需要靠聚集眾人的目光才能得到成就感。換句話說,必須要樂於做幕後的功臣,而不是只願做幕前發光的主角。

    其次,秘書應認清自己的工作價值。想一想,老闆們為何需要聘請秘書? 因為老闆日理萬機,時間老是不夠用,尤其老闆需要聚精會神作重大決策的時候,常常會有突然來的電話、或者意外的訪客等外來的干擾! 不但經常分身乏術又怕漏失重要訊息!


    因此,好秘書的價值存在於幫老闆處理零碎瑣事,做好時間管理、協助人際溝通、過濾不必要的雜務,好秘書是老闆的得力助手、是老闆的資料庫、還是老闆的千里眼與順風耳,有時,甚至是老闆的分身,因此,看似微不足道的行政庶務,卻是成就大事的要素,好秘書的價值,不言可喻。

    所以,當你在思考否要當「秘書」一輩子的時候,請好好考慮,自己的個性是否適合安於幕後,同時,必須先肯定自己工作的價值,尊重自己,才能獲得別人尊重,成為令人稱羨的職位,所以,才會有這麼多的秘書願意這樣快樂的過一輩子。