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2007 TPSAA 「建構職涯新藍圖」- 走在時代尖端的百變秘書達人

文:資料提供者: 台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師 游美未 | 圖:20070419
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        每年四月的秘書週到來之前,台灣職場上的秘書們才有機會得到較多的鎂光燈照射,一般民眾的印象就是飯店的秘書之夜舉辦猛男秀;然而與秘書行政從業人員切身的要務,應該是去探究秘書的未來發展。美國國際行政專員協會IAAP(原名為「美國國際秘書協會」)所訂定2007年的年度主題 - ”Shaping the Future 建構職涯新藍圖,就是要呼籲秘書行政從業人員,因應職場的快速變化,調整秘書的職能與工作內容,繼續追求職涯發展,讓秘書行政人員在組織中找到更有價值的貢獻與發展空間。今年的秘書日是425,秘書週在422-28日。作為台灣最有組織和活動力的「台北市專業秘書暨行政人員協會」,32年來不斷舉辦各項祕書訓練與研討活動,致力於提升秘書技能與專業形象。要建構職涯藍圖,第一步就要先了解目前秘書行政工作在台灣職場的現況,以及可以追求發展的方向,包括主觀的自我動機以及客觀的環境需求;最有效的作法,就是透過問卷調查及統計分析來看職場現況與未來趨勢。此項線上調查已經展開,秘書協會將於4/28以研討會的方式將問卷結果作一公布,並且會透過座談來為秘書行政人員如何「建構職涯新藍圖」找到具體的作法和方向。


世界最大的秘書組織IAAP在2005年曾經做過一個規模甚大的秘書工作調查,我們可以根據該調查所發現主要的結果,來勾勒台灣秘書行政人員(以下簡稱「秘書」)職涯藍圖的草圖;同時,也可經由分析國內外秘書職場變化的異同,由趨勢掌握未來的發展方向。

 

1) 美國的秘書有41%願意留在現職,20%希望留在公司內部調昇,再去除打算轉管理職的8%、自行創業(含個人工作室)的8%、退休的9%、不確定及其他決定的10%,剩下僅4%的人打算轉職。反觀台灣的秘書,根據2005年一項秘書工作調查,結果有55%的秘書喜歡秘書工作,但是有高達70%的秘書準備轉職,亦即只有30%願意留在現職。分析其間的差異,應與參與調查之秘書年齡層有關,台灣受訪者秘書年資在兩年以下者高達50%,很多人擔任秘書僅因入門檻較低,因此在工作2-3年後即轉職,受訪者之秘書年資超過10年者只有6%,超過20或30年者,恐怕是鳳毛麟角;而美國資深秘書的比例較高,超過50歲仍擔任秘書甚至工作到退休的秘書比比皆是

2) 如果從年薪(含獎金)待遇來看,美國的秘書年薪未達US$15,000(約折合月薪NT$41,000)者,僅佔1%;就算不考慮物價因素,但是台灣的秘書年資3.75年的平均薪資只有NT$30,700元,因此有34%的人對薪資不滿意。有趣的是,美國的秘書年薪在US$30,000-50,000(約年薪NT$100- 165萬元)最多,約佔65%。台灣的秘書工作以金融業和外商公司待遇較高,但也僅資深者年薪可達NT$120萬元上下。

      事實上,台灣的秘書與多數國家的秘書比較起來,確實有其「好用」之優勢。台灣秘書的工作守則之一是「主管要求協助的工作都屬於秘書工作範圍」,因此秘書可能需要為主管做專案管理、為主管私人理財、管理主管及其家人的健康、幫主管開車、甚至協助主管子女的課業,可說是要精通十八班武藝。而這幾年由於工作流程e化以及組織變革不斷發生,原被列為「邊緣化」的秘書工作,不但未被淘汰,反而由危機得到轉機,積極轉型為行政專員、管理師等職,除了行政專業,也練就了辦公室管理、人事、訓練、公關、行銷企劃、客服等等功能,因為對組織貢獻度的提高,其職級和薪資水準也相對提高了。在此趨勢下,秘書有必要由傳統的被動接受指令,培養管理者的思維,從管理者的角度去做自我要求與行動,才能因應組織發展的需求。在此,我提出幾個Must Do的方向與秘書朋友們共勉:


-         作個「時間管理」的高手,不只管理自己的時間處理瑣碎的工作,可以分辨「重要性」與「緊急性」的優先順序,更要善於管理主管的時間,因此向上管理、與主管培養默契、爲主管的行程細心把關往往是工作上的第一要務。對於干擾時間的因素,秘書要練習敢說「NO」,仍能顧及人際關係。秉持「事情要處理、心情要照顧、人情要交流、感情要投入」的原則,一定能樂在工作。

-         工作上培養自己的附加價值,困難的事情,試著用不一樣的方法來解決。工作量與壓力增加已經是常態,壓力是成長的開始,設定高標準自我要求,多一些正面思維與創意,追求專業,創造別人無法取代的附加價值。

-         多讀書,管理類書籍可以讓自己與主管同步,成為主管做業務決策方向的顧問,而不只是擔任行政助手;人文藝術的書籍,可以陶冶性情,安定人心,不致沒入對金錢物質無盡的追求。

 

        鼓勵對於秘書工作沒有興趣的朋友,可以在年輕的時候勇敢轉職去找尋自己的興趣發展;至於歡喜擔任秘書行政工作的朋友,期待相關之從業人員,無論職稱如何改變,都要以堅定的理念追求專業,一起來建構職涯新藍圖,實踐秘書協會的宗旨「喚醒並激勵秘書對其本國經濟及企業發展與國際事物所應負之責任感」。