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2007 TPSAA NO之後的YES

文:資料提供者 : 台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師 蘇珊琉 | 圖:Date: 20070413
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Alice前面除了自己主管的辦公室之外,還有一間差旅辦公室,只要有海外主管回來開會或洽公,就會暫時借坐在這間辦公室,而這段期間,Alice就要兼著做這位主管的秘書,支援各項行政事務。

 

有一天早上,Betty拿著一張文件走到Alice前面,說:「Alice, 剛剛趙經理請我替他scan這張資料,他交代檔案寄給他之後,要我把這張資料放回他辦公室。他好像要到上海去,後天還會再回來。麻煩妳幫我開他辦公室的門,我沒有鑰匙。」

 

Alice拉高嗓門說:「他跑去請你scan啊!剛剛他出來叫我幫他scan,我告訴他我們這一區沒有scanner。」

 

Betty說:「對啊!我知道我們這一區沒有scanner,所以我跑到隔壁部門借

 

**** 聽聽別人的故事,避免自己的事故 ******

 

交付一項相同的任務給不同的秘書,得到的卻是兩種不同的結果。

如果你是這位趙經理,你對這兩位秘書的評價會是如何?

答案很明顯,Betty絕對會勝出。

無論你任職的公司是科技業、金融業、製造業,秘書這個職位永遠都屬於「服務業」。而衡量服務品質的指標就是「感覺」,感覺得到秘書的專業、親切、熱誠、耐心

當我們被交付一項任務時,或許當時的環境或情況不允許我們說Yes,但是請千萬記得:「No之後要加個Yes」


NO

NO之後的YES

我這裡沒有scanner

我這裡沒有scanner,我到隔壁部門去借一下,請您稍等。

對不起,我現在很忙。

對不起,我現在手上剛好在趕一份急件,一個小時之後再替您處理這件事,可以嗎?

對不起,我現在手上剛好在趕一份急件,我請 劉 小姐先替您處理前半段,稍後我立刻接手。

會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!

會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!我去幫你問問看。

沒辦法,這個我不會。

這個我不會,不過你可以去問一下張秘書,這是她的強項。

主管:請陳主任下午來找我。

秘書:陳主任下午請假。

主管:請陳主任下午來找我。

秘書:陳主任下午請假。代理人是王主任,需要找王主任來嗎?還是請陳主任明早來找您?


 

當一個工作變成對方問你一個問題,你就只給一個答案時,該職位被取代的機率就相對提高。

 例如:證券公司的營業員,客戶一通電話:台積電,65元,幫我買十張。營業員: 張 先生,已經幫您買到了。這樣的工作漸漸被網路下單給取代了。

 例如:高速公路收費站的收費員,你給他一張回數票或40元,他收你一張票或給你一張收據。這樣的工作漸漸被ETC給取代了。

所以,請停止說「我不知道,我不行,我沒辦法」,拿出你的行動力去「找出答案,著手去做,去想辦法」。有一句話說:「努力不一定會成功,但是不努力,一定不成功」。